Vielä 5 vuotta sitten etätapaaminen aiheutti vilunväristyksiä; rätisevät skypepalaverit, pätkivät ruudunjaot ja anonyymipäiden kokoontumisajot. Vielä 3 vuotta sitten datan valossa näytti siltä, että livepalaveri sitouttaa paremmin ja tuottaa enemmän tulosta myynnissä asiakkaillemme.

Nyt tilanne on kuitenkin faktuaalisesti se, että maailma muuttuu ja niin ovat muuttuneet mielipiteenikin datan tukemana. Silti yhä etäpalavereista on mitä kummallisempia harhaluuloja myynnissä tai sen edistämisessä.

 

Etätapaaminen: Yleisimmät harhaluulot

Livepalaverit ovat kaupallisempia

Jostain syystä videokokouksia vielä vältellään vaikka asiakas itse toivoisi etäpalaveria. Onko kyseessä vanhankantainen ajatus siitä, että etäpalavereissa ei tunne välity tai langat pysy käsissä samalla tavalla, sitkeässä ovat silti uskomukset. Kannattaa kuitenkin haastaa omaa ajattelua:

  • etäpalaveri mahdollistaa joustavamman aikataulun myyjälle/asiakkaalle
  • etäpalaveri säästää aikaa matkustamiselta
  • etäpalavereita on mahdollisuus tehdä tehokkaasti noin 2 kertaa enemmän laadukkaasti kuin livetapaamisia päivässä

Aika moni ajattelee, että etäpalaverissa myyntitilanne karkaa käsistä eri tavalla. On helppoa käyttää aikaa livepalavereiden parhauden julistamiseen ja silti unohtaa palata asiakkaalle tarjouksen perään tai hoitaa se tärkein osuus vain sähköpostitse, puhelimitse tai agressiivisesti odottaa asiakkaan paluuta.

Olisiko aika haastaa omia toimintamalleja ja miettiä, että miten nykyteknologia mahdollistaisi tehokkaamman myyntiprosessin ja jättää vaikkapa se livepalaveri tarjouskäynnille?

 

Etätapaaminen on helpompi sopia

Yleinen ajatus myynninjohdolla on se, että myyjien olisi paljon helpompi sopia etäpalavereita tapaamiseksi. Suurin osa päättäjistä on kohtuu valveutuneita ajankäyttönsä osalta ja näin ollen etäpalaveri kyllä mahdollistaa joustavammin tapaamisen aikatauluttamisen ja palaverin helppouden, kun palaveria sopiessa ei tarvitse ahdistua siitä minkä jakkupuvun päälle laittaa tai ehtiikö ruuhkista ajoissa lastentarhaan hakemaan Ritva-Liisaa, tai ylipäätänsä murehtia etäisyyksiä.

Silti sama määrä aktiviteetteja vaaditaan päättäjän kiinni saamiseksi sekä sama määrä työtä tapaamisen sopimiseksi, mikäli haluaa molemmille osapuolille lisäarvoa tuottavia tapaamisia.

Mielestäni tapaamisia voi sopia kahdella tavalla ja toinen tapa näistä on väärä.

  1. Luukuta ja tee massaa ”sopiiko vartti viedä sun kalenterista – otetaan tällainen pikainen etäpalis”
  2. Herätä kiinnostus, keskustele, kartoita ja sopi palaveri silloin mikäli on aiheellista ja käytä aikaa niihin missä aidosti koet että voit tuottaa lisäarvoa asiakkaalle ja näet myynnillistä potentiaalia. Kaikki muu harmaa (ihan väärä ajankohta yms.) laita nurturoitavaksi markkinoinnille ja palaa kun hetki on oikea.

No siihen tärkeimpään, miten sitten voi onnistua etäpalavereissa ja mitä kannattaa ottaa huomioon!

 

Näin onnistut etätapaamisessa

1. Palaverien pelisäännöt: Yhteisistä kokoustamiskäytänteistä sopiminen on todella tärkeää kun kaikki eivät ole fyysisesti samassa tilassa. Mikäli etäpalavereista ei tee yhtiön sisällä yhtä tärkeitä kuin livetapaamisista, usein ne kokevat yrityksen sisällä toisarvoisen roolin ja se näkyy myös etäpalavereissa asiakkaille saakka:

 

2. Sopikaa pelisäännöt siitä mitä saa tai ei saa tehdä. Esimerkiksi:

  • Kuva aina näkyvillä KAIKILLA
  • Toisen ajan kunnioittaminen ja läsnäolo (muut softat kiinni eikä multitaskausta!)
  • Häiriöttömyys
    1. etsi rauhallinen kokoustila
    2. älä pidä yhtäkään palaveria auton ratista. Piste.

 

3. Ennakointi

  • Tee palaverikutsut esim. 08:55. Näin jää aikaa pienelle hienosäätämiselle, varsinkin jos porukkaa on paljon. 😊
  • Laitteet ja yhteydet kannattaa testata, ja kannattaa sanoa suoraan mikäli toisen osapuolen laitteet eivät toimi hyvin (onhan se noloa, mutta valtava palvelus)
  • Älä käytä tietokoneen omaa mikkiä ja kaiuttimia – pääsääntöisesti laatu ei näissä ole riittävä hyviin kokouksiin.
  • Varmista hyvä nettiyhteys ajoissa!

 

4. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Kokouksen järjestäjä huolehtii ajoissa siitä, että:

  • kutsu on lähetetty ajoissa etäpalaveri linkin kera, jossa selkeät ohjeistukset osallistumiselle
  • agenda on tiedossa eikä ole liian laaja, jottei palaveri veny suhteettoman paljon. Etäpalaverit kannattaa pitää tiiviinä ja osallistuttavana!
  • mikäli osallistujia on paljon, kannattaa jo ajoissa miettiä, miten kokouksesta saa mahdollisimman osallistuttavan ja voiko kutsussa olla jo ennakkomateriaalia tai tehtäviä

 

5. Kokouksella pitää olla puheenjohtaja joka

  • Varmistaa, että kokouksella on vetäjä jonka tehtävä on johtaa palaverin agendaa, aikataulua ja pitää huolen siitä, että henkilöt osallistuvat keskusteluun ilman että kokous menee huutokilpailuksi tai hiljaisuuskilpailuksi.
  • Varmistaa fiilis kohtaamalla jokainen aluksi tervehdyksellä ”moikka Saara, kiva nähdä” ”miten sun päiväsi on mennyt” ”millä fiiliksellä viikkoon”. Jos osallistujia on paljon, puheenjohtaja toivottaa kaikki yhteisesti tervetulleeksi tilaisuuteen/palaveriin reippain mielin ja kiittää läsnäolosta!
  • Kertaa kokouksen alussa palaverin tarkoitus ja tavoitteet sekä kysyy muiden kuulumiset (mikäli osallistujia alle kymmenen) sekä odotukset/toiveet palaverille.

 

6. Kirjaa tärkeimmät asiat näkyville

  • agenda
  • toiveet ja odotukset
  • näkökulmat ja nostot
  • mitä sovittiin
  • jokaisesta palaverista on hyvä tehdä kertaus sekä yhteenveto!

 

7. Muista

  • käyttää nimiä normaalia enemmän varmistaaksesi sen että osallistujat tietää ketä juuri kyseisellä hetkellä puhutellaan.
  • Nimetä puheenvuoroja! Älä kysy liikaa avoimia kysymyksiä, varsinkaan jos ihmisiä on linjoilla paljon vaan osoita kysymykset sekä puheenvuorot selkeästi. Etäkokouksissa haasteena voi olla se että mikäli puheenvuoroja ei jaeta, linjat saattavat kaikua hiljaisuutta tai käy niin että kaksi samaa innokasta ekstroverttia on vain äänessä tai käy niin, että kaikki alkaa kuorossa puhumaan samaan aikaan ja epämääräisesti hiljenevät kunnes taas kuorolaulu yltyy.
  • Varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi, myös ne hiljaisimmat. ”Niina olisi tosi kiva kuulla sun mielipide tästä kehitysideasta”.

 

8. Hyödynnä olemassa olevia työkaluja!
Hyviä kirjaustyökaluja jotka mahdollistavat yhteistyöstämisen reaaliaikaisesti:

  • Onenote
  • Google Docs
  • Office 365-työkaluilla voit yhdessä muokata vaikka samaa powerpointia tutussa sovelluksessa. Yhdessä!
  • Vaikuttavien esitysmateriaalien rakentamiseen hyödyntäisin ehdottomasti Seidatia.

 

Äläkä unohda!

  • Etäpalaverin ruudun takana istuu ihminen
  • Sopia palaverin jatkotoimenpiteitä
  • Ei se mitä sanot vaan miten sanot
  • Tunne ratkaisee!

 

Etätapaaminen: tiivistettynä hyödyt

  • Materiaaleja on helppo työstää
  • Kuvapankki on kätevä käyttää
  • Hyviä etäpalaverijärjestelmiä
  • O365 ympäristöstä Teams on loistava työkalu niin verkkokokoustamiseen kuin myös
  • Streaming-tallenteiden tekemiseen
  • Google-maailmasta suosittelisin Hangoutsia

 

Keväisin terveisin,

Saara & Eero Inhouselta

 

Kysyttävää? Ota yhteyttä!