Tiketöintiä, diiliputkea ja automatiikkaa – Onko niistä hyötyä?

  1. Tiketöintiä, diiliputkea ja automatiikkaa – Onko niistä hyötyä? Inhouse Group 6:10

Tästä voit kuunnella koko artikkelin podcastina. Myynti ei ole kirosana -podcastin kaikki jaksot löydät myös Spotifyista.

Tänään taas jouduin muistelemaan sitä unohtamisen ja epäselvyyden määrää, mitä sähköpostin kautta saadut tehtävät ja toimeksiannot sisäisissä prosesseissa aiheuttavat. Kollegani laittoi minulle viikko sitten sähköpostilla 4 kappaletta exceleitä, jotka minun piti käsitellä ja siirtää toiseen järjestelmään. Me olemme käyttäneet tähän toimintaan jo muutaman vuoden ajan HubSpotin tikettejä, jossa tiedostot, asiat ja tehtävän tila pysyvät paikallaan ja on tiedossa kaikilla asianosaisilla. Mutta tässä tapauksessa loman jälkeisessä raukeudessa – kollegani päätti välittää minulle sähköpostin ja minä päätin hoitaa sen myös siirtämättä asiaa tiketiksi Hubariin.  

No en tietenkään hoitanut niistä sitten kuin sen ensimmäisen excelin, jonka jälkeen tuli yksi yllättävä kokous, johon piti osallistua… ja sitten tuli jo muutama muukin sähköposti. Ja sitten se viesti jo unohtuikin – kunnes tänään toinen kollega tuotannon suorittavassa päässä lähetti Teams – viestiä, jossa kyseli kyseisten listojen perään.  Muistelin hoitaneeni ne kaikki, mutta enpäs ollutkaan ihan kaikkia tehnyt vaan olihan siellä joku lista, joka oli sitten jäänyt kokonaan käsittelemättä – ei muuta kuin lisää turhaa työtä ja etsimään, että mikä niistä exceleistä oli se puuttuva palanen. Ja sitten pikaisesti homma kuntoon. Työllistin itseäni ja annoin tuotannon pään kollegoiden odotella oikeita tietoja – ehkä he saivat ylimääräisen kahvitauon positiivisesti ajateltuna. Joku viisaampi, ahkerampi ja järjestelmällisempi voi hoitaa näitä asioita sähköpostilla, mutta minä en. Minulle on paljon helpompaa hoitaa tiketti ja kun se on tehty – raahata se kohtaan valmis, josta sen sitten näkevät kaikki muutkin, että tämä on hoidettu.

Otimme edes hieman paremman mallin käyttöön

Kun tulin näihin kouluttajan hommiin vuonna 2013, niin silloinkin minun oli pakko keksiä jotain sähköpostia luotettavampaa oman laskutukseni hoitamiseen. Aluksi lähetin laskuttajalle sähköpostilla tiedot, että tämä asiakas, näillä tiedoilla ja tämän verran laskutettavaa… Muutaman epäselvyyden ja unohduksen kautta otettiin edes vähän parempi malli käyttöön, eli käytetään Sharepointin kautta yhteistä exceliä, johon voi sitten laskuttaja merkata, että käsitelty ja hoidettu. Ja se malli on toiminut sen verran hyvin, että sitä käytetään vielä tänäkin päivänä.

HubSpotin käyttö on mahdollistanut meillä hyvin maltillisilla kustannuksilla nopeasti kasvavan organisaation työn pysymisen järjestyksessä. Ne osa-alueet, joita itse aktiivisesti käytän ovat Tiketit ja myynnin diiliputki ja siihen liittyvät raportit sekä tehtävät eli ”taskit”. Eri tyyppiset automaatiot ja työnkulut näiden palveluiden sisällä – auttavat muistamaan ja tekemään tehtävät oikeaan aikaan – eli ajoissa. Kaikki meidän sisäiset tehtävät tehdään tiketteinä Hubariin ja delegoidaan siellä oikealle vastuuhenkilölle. Kun homma on tehty, niin kuitataan valmiiksi ja siirrytään seuraavaan. Tämä on oikeasti sellainen asia, joka auttaa pysymään järjestyksessä – Jos vielä Vesa laittaisi lomankin jälkeen ne listat sinne oikeaan paikkaan 😊.

Liidiputki myyjien tukena

Hubspotin Diiliputki on meidän myyjien työkalu. Kun markkinoinnin mysteeritoiminteiden kautta (inbound, outbound, simsalabim) meille napsahtaa myyntiin liidi, niin se avataan Diiliputkeen. Ja jos kaikki menee hyvin – Saadaan uusi asiakas! Diiliputki tarjoaa myyjille mahtavan avun siinä, että asiat ei unohdu – jos itse ei muista katsoa oikeaan aikaan CRM:ää, niin CRM muistuttaa – Pitäisikö tälle asiakkaalle jo kohta soitella tai laittaa edes sähköpostia.

Myyjän työtä helpottavat valtavasti myös simppelit integraatiot Hubarin ja O365:den ja toki myös gmailin välillä. Voidaan hyödyntää hyvinkin helposti yksinkertaisia automaatioita viestinnässä ja asiakkaiden tiedot löytyvät helposti sieltä missä niitä tarvitaan.

Kalenterin täyttöä helpottaa erittäin paljon se, että asiakas voi itse helposti varata myyjän kalenterista vapaan ajan, joka sopii hänelle itselleen parhaiten. Tämä ominaisuus Hubspotissa toimiakseen aidosti vaatii kyllä maksullisen version, jotta eri vaihtoehtoja tapaamiselle voi olla riittävästi, mutta kokeilemaan pääsee toki ilmaisellakin versiolla. Tässä on toki muistettava, että myyjän ei kovin usein kannata jättää tapaamisen sopimista asiakkaan vastuulle, mutta niissä tilanteissa, joissa yhteinen aika on molempien intressi sillä hetkellä – tuo ominaisuus taas helpottaa arkea kovasti.

Choose your battles wisely”

Vaikka minä tässä hehkutan erilaisia järjestelmiä ja niiden mahtavuutta työn apuna, niin koen kyllä ajoittain Digi – ähkyä työssäni käytettävien järjestelmien määrästä. On monenlaista systeemiä, jossa pitää vähintäänkin muistaa tunnukset ja ehkä osata vähän käyttää. Joskus Vaimo sanoi kotona lasten kasvatukseen liittyen, että ”Choose your Battles wisely”. Tarkoittaen sitä, että ihan jokaisesta asiasta ei kannata vääntää kaksi – vuotiaan kanssa eipäs – juupas taistelua, mutta on äärimmäisen tärkeää, että oikeat asiat käydään perin juurin läpi eikä anneta periksi silloin, kun tuntuu vähän hankalalta. tässä kohti voisi todeta, että ”Choose your systems wisely” – kannattaa käyttää vähän aikaa ja vaivaa  siihen, mitkä järjestelmät ovat meidän työlle tärkeitä ja miten niitä käytetään ja että niitä käytetään. Minä haluan luokitella meillä järjestelmät siten, että on liiketoiminta – kriittiset, eli ilman niitä ei voida toimia ja niiden toimintavarmuus ja tuki pitää olla kunnossa. Sitten on hyvät toimintaa auttavat ja tukevat järjestelmät, jotka toimiessaan auttavat meitä suorittamaan arkea tehokkaasti. Ja on jonkin verran samantekeviä järjestelmiä, joita pitää jostain syystä olla olemassa. Liiketoiminta – kriittisten järjestelmin kanssa on jaksettava vääntää hommaa loppuun saakka ilman kompromisseja varmistaen jokaisen ominaisuuden toimivuus ja ennen kaikkea mahdollisuus kehittyä. Niissä muissa järjestelmissä voidaan ehkä ottaa vähän rennommin ja jopa säästää kustannuksia.

Tämmöisiä ajatuksia tällä kertaa. Mukavaa alkavaa syksyn aikaa kaikille!

Lahdessa 26.8.2021
Atte Nieminen

Visual Portfolio, Posts & Image Gallery for WordPress

Miten klousata kylmäpuhelu – 3 ammattilaisen vinkkiä

Kylmäpuhelut ja kysymys niiden kannattavuudesta ovat teemoja, jotka ovat pysyneet esillä jo kymmenien vuosien ajan. Teema jatkaa trendaamistaan vuodesta toiseen, koska puhelimella toteutettava outbound-myynti on niin tärkeä osa myyntityötä, toimialasta riippumatta.

Mikä ihmeen Sales Enablement?

Mikä ihmeen Sales Enablement? Taas pitäisi ymmärtää uutta termiä! Sales Enablement – kauhean vaikea sana lausua!   Eilen juteltiin toimitusjohtajan kanssa siitä, mitä Sales Enablement meillä tarkoittaa….

OTA YHTEYTTÄ

Pyydä tarjous sähköpostiisi tästä.

Jatketaan keskustelua ja laitetaan yhdessä teidän myyntinne kuntoon!